Как провести онлайн-мероприятие

Многие надеялись, что социальное дистанцирование, требуемое COVID-19, станет чем-то, что мы могли бы оглянуться назад как временное неудобство прошлого. Но в по всему миру ежедневные новости усиливают опасения, что в ближайшие месяцы мы, вероятно, будем проводить много времени дома.

Для предприятий и организаций, которые хотят поддерживать связь со своей аудиторией, онлайн-мероприятия станут важной частью нашего ближайшего будущего.

Если личные мероприятия были регулярной частью вашей бизнес-модели в дни, предшествующие пандемии, то переход на онлайн-мероприятия имеет смысл. Даже если раньше мероприятия не были частью вашего бизнеса, виртуальные собрания могут быть способом связаться с вашей аудиторией и привлечь ее в то время, когда они борются. В этом руководстве мы научим вас проводить онлайн-мероприятие или виртуальную конференцию для вашего бизнеса.

10 шагов к проведению онлайн-мероприятий

Проведение онлайн-мероприятий – это совсем другое дело, чем личные мероприятия. Даже если у вас есть достаточный опыт в планировании мероприятий, переход на онлайн-среду требует обучения.

В некотором смысле онлайн-планирование мероприятий проще. Вы не ограничены географически, и вам не нужно пытаться найти место для проведения мероприятий, размер и стоимость которого соответствуют вашим потребностям.

Но с другими все сложнее. Перед вами стоит задача выяснить, как сделать мероприятие достаточно увлекательным, чтобы не потерять аудиторию из-за того, что вас отвлекает – от детей и домашних животных до огромного Интернета, всего на расстоянии одного клика. И вам нужно беспокоиться о технической стороне вещей, где многое может пойти не так.

Но онлайн-мероприятия могут быть успешными. Выполнив эти десять шагов, вы увеличите свои шансы на планирование и проведение виртуального мероприятия, которое пройдет без сбоев и достигнет всех ваших целей.

1. Задайтесь вопросом, “для чего?”.

Если вы начнете проводить виртуальные мероприятия по какой-то причине, это именно то, что вы должны делать, у ваших мероприятий не будет четкой цели. И вряд ли они принесут пользу ни вашему бренду, ни вашей аудитории. Чтобы онлайн-мероприятие стоило вложенных в него времени, работы и денег, нужно понимать, для чего оно нужно.

Начните с обдумывания своих целей. Вы хотите помочь создать сообщество в своей отрасли? Вы надеетесь завоевать расположение аудитории, предлагая что-то действительно ценное? Или это способ напрямую привлечь новых клиентов, которые впоследствии будут переданы вашей команде продаж?

Понимание того, что вы хотите получить от своего мероприятия, и что вы хотите, чтобы ваша аудитория получила от него, будет направлять вас на всех этапах этого списка.

2. Определите формат вашего онлайн-мероприятия.

Онлайн-мероприятия могут принимать разные формы. Будет ли ваше мероприятие образовательным, развлекательным, рекламным, общественным или каким-то сочетанием этих вещей, определит, какой формат выбрать.

Некоторые идеи для онлайн-мероприятий, которые стоит рассмотреть, включают:

Вебинары

Думаете о проведении вебинара в реальном времени? Это отличный способ провести видеоконференцию, особенно если у вас есть приглашенный оратор или ведущий. Вебинары – это довольно стандартный формат для любого мероприятия, посвященного презентации. Это хороший выбор, если ваша цель – предоставить образовательный или рекламный контент, который затрагивает то, что предлагает ваш продукт.

Онлайн-панели

Панели включают нескольких экспертов в обсуждение. Из-за того, что они вращаются вперед и назад, они часто могут удерживать внимание аудитории более эффективно, чем один выступающий. А привлекая нескольких экспертов, вы увеличиваете привлекательность для своей аудитории и получаете нескольких партнеров по продвижению.

Онлайн-обсуждения

Онлайн-мероприятия, основанные на обсуждениях, могут быть полезны как для образования, так и для построения сообщества. Для этого убедитесь, что у вас есть что-то, что может вызвать обсуждение – будь то список вопросов или подсказок, конкретная тема обсуждения или книга, которую все участники должны прочитать заранее.

Онлайн-классы и учебные пособия

Онлайн-классы и учебные пособия – отличные варианты, если вы хотите предоставить образовательный контент своей аудитории в живом интерактивном формате.

Виртуальный кофе-брейк

Старый стандарт организации встреч – “кофе-брек”, встречи за чашечкой кофе – не может проводиться лично до конца пандемии. Но вы все равно можете разместить их виртуально. Пригласите участников такого мероприятия (попросите их принести свой кофе или коктейль, в зависимости от времени дня) и подготовьте темы для обсуждения на случай, если разговор затянется.

Онлайн-викторины и ночи игр

Развлекательный подход к онлайн-мероприятиям, проведение вечера викторин или поиск онлайн-игр для вашего сообщества могут быть интересным способом виртуально объединить людей.

Интервью

Интервью с профильным отраслевым экспертом или влиятельным лицом, популярным у вашей аудитории, может стать хорошим способом заинтересовать онлайн-мероприятие.

Выступления

Поскольку концерты и спектакли больше не являются безопасными, спонсирование или проведение онлайн-выступления может быть хорошим способом принести пользу вашей аудитории и вызвать большой интерес к онлайн-мероприятию. Многие исполнители перешли на онлайн-выступления, чтобы помочь людям скоротать время, застряв дома.

Конференции

Онлайн-конференции часто представляют собой гибрид нескольких из этих типов мероприятий. Обычно они длятся дольше, чем другие типы мероприятий, и в результате стараются принести больше пользы. Они могут включать в расписание время для нетворкинга, образовательных бесед и дискуссий, а также выступлений или игр, чтобы добавить немного удовольствия к опыту.

3. Определитесь с аудиторией для вашего онлайн-мероприятия.

Когда вы планируете онлайн-мероприятие, ваша аудитория всегда должна быть в центре внимания. Таким образом, важным первым шагом в процессе является определение целевой аудитории. Мероприятие только для текущих клиентов? Для потенциальных клиентов, которые могут купить вашу продукцию? Для кого-то, кто подходит к вашей целевой аудитории?

Также подумайте, насколько большим вы хотите, чтобы ваше мероприятие было. Должен ли он быть открыт для всех, чем больше, тем лучше? Или это будет лучше работать с ограниченной аудиторией? Решите, хотите ли вы настроить онлайн-регистрацию на мероприятие, которая позволяет ограничить количество участников, отслеживать, кто решает присоединиться, и дает вам возможность взимать плату; или если вы хотите широко продвигать мероприятие и позволить любому желающему заглянуть в него.

Если вы решили взимать плату за мероприятие, вам необходимо выбрать технологию, которая позволит вам настроить онлайн-регистрацию на мероприятие, которая одновременно включает обработку платежей. И вам нужно убедиться, что вы готовы приносить пользу своей аудитории, чтобы они чувствовали, что они получают достаточно опыта, чтобы то, за что они заплатили, того стоило.

4. Выберите платформу для онлайн-мероприятий.

Хотя вы можете пропустить поиск физического места для проведения мероприятий, для виртуального мероприятия необходимо выбрать правильную технологию. Вы найдете длинный список платформ для онлайн-мероприятий и программных продуктов для веб-семинаров, доступных для рассмотрения. Решения, которые вы приняли на шагах с первого по третий, помогут вам определить, какие функции следует отдавать приоритетным.

Хотя вы можете найти бесплатные услуги видеоконференцсвязи, они, как правило, имеют ограничения. Для предприятий или организаций, проводящих мероприятия с целью создания сообщества или привлечения потенциальных клиентов, инвестирование в платный продукт того стоит. Подумайте, как лучше всего сбалансировать свой бюджет с вашими потребностями, и выберите лучший продукт для своих мероприятий.

5. Подготовьте повестку дня для своего онлайн-мероприятия.

Даже самые простые онлайн-мероприятия выиграют, если у вас будет повестка дня. «Счастливый час» онлайн приведет к большему количеству обсуждений, если ведущий придет с набором вопросов для обсуждения или заданиями, которые нужно выполнить вместе.

Для более сложных мероприятий еще важнее составить повестку дня заранее. Если вы планируете иметь ораторов, вам нужно заранее определить, у кого спросить, и выстроить их в очередь. Если вы проводите мероприятие с играми, убедитесь, что вы знаете, какого типа игры, и составили расписание, чтобы они проходили без сучка и задоринки.

Независимо от типа вашего мероприятия, это важный шаг в планировании. Продумайте, как именно будет выглядеть ваше мероприятие. Определите время. Как долго это продлится, какие конкретные действия будут включены, и когда каждая часть мероприятия начнется и закончится? Даже если ваше мероприятие не совсем соответствует повестке дня, продуманная структура поможет вам сохранить порядок и обеспечить ценность для посетителей.

6. Рассмотрите интерактивные элементы.

Работники умственного труда и так каждый день проводят много времени перед экранами. По общему признанию, заставить людей сосредоточиться и взаимодействовать с событием, происходящим на том же экране, перед которым они уже часами сидят ежедневно, – непростая задача. Чтобы привлечь внимание людей и сделать ваше онлайн-мероприятие более запоминающимся, сделайте его интерактивным.

Большинство платформ для онлайн-мероприятий предоставляют функции, позволяющие добавлять интерактивные элементы в онлайн-мероприятие. Некоторые возможности включают:

• Сосредоточьте свое мероприятие на активном обсуждении – для онлайн-мероприятия, основанного на обсуждениях, сделать его интерактивным легко, поскольку характер мероприятия поощряет всех к участию. Подумайте о том, чтобы иметь подсказки, которые побуждают каждого человека участвовать в беседе во время вашего онлайн-мероприятия.
• Включение части вопросов и ответов – для презентаций или панелей дайте участникам возможность поделиться своими вопросами с ведущим и дайте выступающим время, чтобы они ответили на эти вопросы, прежде чем вы подведете итоги.
• Проведение опросов. Опросы – это быстрый и простой способ привлечь участников к мероприятию и собрать информацию о том, с чем они имеют дело, думают или чувствуют.
• Включение чата – многие платформы событий включают компонент текстового чата. Участники могут отправлять сообщения или вопросы другим отдельным участникам или всей группе, не прерывая говорящего.
• Проведение викторин. Викторины – это интересный способ проверить знания участников и дать им повод обратить внимание во время онлайн-встречи.
• Включая офлайн-награды – отправляйте офлайн-товары или подарки участникам, чтобы вознаградить их за появление или участие. Хотя стоимость доставки означает, что такая раздача обходится дороже, чем во времена личных встреч, это хороший способ сделать ваше мероприятие более запоминающимся и ценным для посетителей, а также завоевать расположение тех, кто находит время. показывать

7. Проверьте свою технику.

Каждый, у кого был сбой в разговоре по Skype или наблюдал, как коллега размывается и замерзает во время онлайн-встречи Zoom, знает, что технологии – самая большая дикая карта в успешном онлайн-мероприятии.

Вы не можете проверить качество Интернета у всех посетителей или точно спрогнозировать вероятность отключения электроэнергии в день онлайн-мероприятия – некоторые вещи всегда будут зависеть от случая. Но вы можете заранее проверить, насколько хорошо работает ваша платформа для вебинаров и ее соответствующие функции. Найдите несколько человек в вашей организации, желающих присоединиться к вам во время пробного запуска. И если ваше мероприятие включает спикеров, пригласите и их.

Просмотрите свою повестку дня и проверьте все, что пригодится в этот важный день. Если вы планируете использовать функцию опроса, попросите свою тестовую группу предоставить свои ответы. Если ваши динамики будут использовать свой экран для просмотра PowerPoint, проверьте, нет ли проблем с его настройкой.

Ваша технология может не работать точно так же в день вашего мероприятия, как во время тестового прогона, но, пройдя все этапы вашего мероприятия заранее, вы можете значительно снизить вероятность неприятных технических неполадок, когда ваши посетители будут присутствовать.

8. Продвигайте свое онлайн-мероприятие.

Даже если вы все сделаете правильно, ваше онлайн-мероприятие будет успешным только в том случае, если появятся люди. Так что убедитесь, что они об этом знают!

Продвигайте его в свой список рассылки, в социальных сетях и на своем веб-сайте. Если это мероприятие открыто для всех и вы действительно хотите увеличить посещаемость, подумайте об инвестировании в платные каналы продвижения, такие как реклама с оплатой за клик (PPC), чтобы привлечь внимание более широкой аудитории.

Если вы нашли время, чтобы организовать отличное мероприятие, вся эта работа будет потрачена зря, если вы также не вложитесь в продвижение. Дайте вашей аудитории возможность узнать о том, как проходит ваше мероприятие, расскажите им, почему оно того стоит, и упростите им процедуру онлайн-регистрации на мероприятие.

9. Имейте запасной план.

Технологии непредсказуемы. Даже если вы тщательно выбрали платформу с наилучшей репутацией и заранее все протестировали – у вашего докладчика может быть отключение Интернета в самый неподходящий момент, или платформа вебинара может быть перегружена в тот день и замедлится. Составьте план того, что вы будете делать, если мероприятие не пройдет по плану.

Это может означать перенос вашего онлайн-мероприятия на другую платформу, которую вы настроили в качестве резервной, приглашение кого-то другого для презентации или план переноса времени. В последнем случае будьте готовы предложить возмещение, если это уместно, и потерять некоторых из ваших посетителей, если новое время для них не подходит.

10. Последующие действия.

Независимо от того, каковы цели вашего мероприятия, вы получите от него больше, если будете следить за участниками. Если в мероприятии участвовала панель, приглашенный докладчик или презентация, поделитесь записью или попробуйте транслировать мероприятие в прямом эфире. Если это была дискуссионная группа, отправьте краткое резюме, чтобы напомнить людям, о чем вы говорили. Если речь идет о создании сообщества, расскажите людям, где они могут найти друг друга, и продолжайте обсуждение на протяжении всего вашего цифрового мероприятия.

Онлайн-мероприятие может длиться только определенный период времени, но его преимущества могут выйти за рамки этого момента, если вы поставите перед собой задачу продолжить отношения после их завершения.

Максимально эффективное использование вашего онлайн-мероприятия

Онлайн-мероприятия не похожи на личные. Но хотя при переводе вы можете что-то потерять, вы также что-то приобретете. Они обеспечивают большую доступность для людей по всему миру, в любых физических и финансовых ситуациях, а это означает, что вы сможете общаться с людьми, которых никогда не встретите, на личном мероприятии.

Личные встречи неизбежно вернутся в полную силу, когда это будет безопасно для них. Но по мере того, как мы все больше привыкаем к онлайн-мероприятиям – а организаторы становятся лучше умеют делать их по-настоящему ценными – они могут сохранить свою популярность даже тогда, когда сбор снова станет возможным.